UU Ketenagakerjaan Baru: 5 Hal yang Perlu Disiapkan UMKM Pemberi Kerja

DPR dan pemerintah mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Bagi UMKM pemberi kerja, aturan baru ini mengubah cara membuat kontrak, menghitung kewajiban saat hubungan kerja berakhir, dan memperlakukan dokumen karyawan.

Aturan ini berlaku untuk pemberi kerja secara umum, termasuk usaha dengan beberapa karyawan saja, kecuali nanti diatur lain dalam aturan pelaksana. Kabar baiknya, ada masa transisi satu tahun sejak diundangkan. Waktu ini cukup untuk merapikan administrasi tanpa terburu-buru.

Ketentuan baru bagi UMKM pemberi kerja

Menurut pemberitaan, ada beberapa ketentuan yang langsung berkaitan dengan pemberi kerja:

• Kontrak maksimal empat tahun: dua tahun, lalu dua kali perpanjangan masing-masing satu tahun, menurut CNN Indonesia.
• Pesangon: pekerja alih daya yang di-PHK berhak atas pesangon, dan pengali pesangon disebut minimal satu kali, menurut Kompas.com.
• Larangan menahan ijazah, menurut Kontan.
• Pembatasan alih daya: alih daya perorangan dilarang dan dibatasi pada lima jenis jasa penunjang.

Belum jelas apakah ada ketentuan khusus untuk usaha mikro dan kecil dalam UU ini. Aturan pengupahan yang berlaku sekarang sudah memberi perlakuan berbeda bagi usaha mikro dan kecil, jadi pantau apakah aturan pelaksana UU baru mempertahankannya. Pandangan pengusaha dan pekerja soal UU ini dirangkum Suara.

Hal 1: rapikan kontrak kerja yang ada

Banyak usaha kecil mempekerjakan karyawan tanpa kontrak tertulis. Masa transisi adalah waktu yang tepat untuk membuatnya.

1. Buat kontrak tertulis untuk setiap karyawan, berisi jabatan, upah, jam kerja, dan jangka waktu.
2. Bedakan karyawan kontrak dan karyawan tetap. Pekerjaan yang terus-menerus dibutuhkan sebaiknya tidak terus diisi kontrak.
3. Catat tanggal mulai kerja setiap karyawan, karena tanggal ini menentukan kapan batas empat tahun tercapai.

Penjelasan batas kontrak dari sisi pekerja ada di kontrak kerja maksimal 4 tahun.

Hal 2: siapkan dana cadangan pesangon (angka ilustrasi)

Kewajiban pesangon atau kompensasi bisa muncul saat hubungan kerja berakhir, baik karena kontrak selesai, pengunduran diri, maupun pemutusan hubungan kerja. Besarannya berbeda untuk setiap kondisi. Menyisihkan dana sedikit demi sedikit lebih ringan daripada membayar sekaligus.

Angka di atas hanya cara menghitung, bukan besaran pesangon menurut UU. Rumus resminya bergantung pada masa kerja, alasan berakhirnya hubungan kerja, dan aturan pelaksana yang akan terbit. Simpan dana cadangan di rekening terpisah agar tidak terpakai untuk operasional.

Hal 3: hentikan penahanan ijazah dan dokumen

Sebagian usaha menahan ijazah atau dokumen asli karyawan sebagai jaminan agar tidak keluar mendadak. UU baru melarang praktik ini.

Penahanan ijazah juga bisa merugikan usaha sendiri, karena karyawan yang merasa terjebak cenderung tidak betah dan bisa melapor ke dinas ketenagakerjaan. Bila ingin melindungi usaha dari karyawan yang keluar tiba-tiba, atur dalam kontrak tertulis, misalnya kewajiban pemberitahuan sebelum mengundurkan diri. Kembalikan dokumen asli yang masih disimpan dan buat tanda terimanya.

Hal 4: catat upah, jam kerja, dan BPJS

Pencatatan yang rapi melindungi kedua pihak bila terjadi perselisihan, dan memudahkan Anda menghitung kewajiban saat hubungan kerja berakhir.

• Simpan bukti pembayaran upah setiap bulan.
• Catat jam kerja dan lembur.
• Daftarkan karyawan ke BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan sesuai kemampuan dan ketentuan.

Karyawan yang terdaftar BPJS Ketenagakerjaan juga bisa mengakses manfaat seperti Jaminan Kehilangan Pekerjaan, yang kami jelaskan dalam cara klaim JKP.

Untuk usaha yang karyawannya sering berganti, pencatatan juga membantu melihat pola: berapa lama rata-rata karyawan bertahan dan apa penyebab mereka keluar. Informasi ini berguna untuk memperbaiki cara merekrut dan mempertahankan karyawan.

Hal 5: hitung ulang biaya tenaga kerja

Aturan baru bisa menambah biaya, misalnya untuk cadangan pesangon dan iuran. Hitung ulang biaya tenaga kerja per bulan, termasuk upah, iuran BPJS, dan cadangan pesangon, lalu bandingkan dengan omzet rata-rata tiga bulan terakhir. Bila perlu modal kerja tambahan untuk masa penyesuaian, pertimbangkan pilihan seperti KUR bunga flat dengan menghitung kemampuan cicilan lebih dulu.

Ketentuan pajak usaha kecil yang berlaku juga perlu masuk hitungan, seperti dalam pajak UMKM PP 20.

Bila usaha Anda memakai tenaga alih daya

Sebagian usaha kecil memakai tenaga dari penyalur, misalnya untuk kebersihan, keamanan, atau pengantaran. UU baru melarang alih daya perorangan dan membatasi alih daya pada lima jenis jasa penunjang. Pekerja alih daya yang di-PHK juga berhak atas pesangon.

Bila memakai penyalur, pastikan penyalurnya berbadan usaha dan memiliki perjanjian kerja yang jelas dengan pekerjanya. Tanyakan bagaimana kewajiban pesangon diatur dalam kerja sama Anda, agar tidak muncul tagihan tak terduga di kemudian hari.

Daftar periksa selama masa transisi

1. Daftar semua karyawan dengan tanggal mulai kerja dan status kontrak.
2. Kontrak tertulis untuk setiap karyawan, termasuk yang sudah lama bekerja.
3. Rekening terpisah untuk dana cadangan pesangon.
4. Pengembalian ijazah dan dokumen asli karyawan dengan tanda terima.
5. Bukti pembayaran upah dan kepesertaan BPJS yang tersimpan rapi.
6. Catatan kerja sama dengan penyalur tenaga kerja, bila ada.

Bila ragu soal ketentuan tertentu, tanyakan ke dinas ketenagakerjaan setempat atau asosiasi usaha di daerah Anda.

Kesalahan yang perlu dihindari

• Menunggu sampai aturan berlaku. Merapikan kontrak sekarang jauh lebih mudah daripada saat sudah ada perselisihan.
• Mengontrak ulang dengan jeda singkat untuk menghindari batas empat tahun. Pola ini disorot serikat pekerja dan berisiko sengketa.
• Mencampur dana cadangan dengan kas usaha. Dana yang tercampur mudah terpakai.
• Mengandalkan kesepakatan lisan. Tanpa kontrak tertulis, kedua pihak sulit membuktikan haknya.
• Menyalin kontrak dari internet tanpa disesuaikan. Kontrak harus menggambarkan pekerjaan dan kondisi usaha Anda sendiri.

Pekan ini, buat daftar semua karyawan beserta tanggal mulai kerja dan status kontraknya; daftar ini menjadi dasar semua langkah berikutnya.